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Immer mehr Unternehmen setzen in Ihrer Verwaltung auf Dokumentenmanagement. Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen werben damit, dass damit die gesamte Arbeit leichter, schneller und besser zu erledigen ist. Doch was steckt überhaupt hinter dem Begriff?
Unter dem Begriff Dokumentenmanagement wird in erster Hinsicht die Verwaltung elektronischer Dokumente mithilfe einer Datenbank verstanden. Sämtliche Dokumente sind demnach digitalisiert und befinden sich somit auf EDV-gestützten Geräten, wie Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Hierzu zählen auch die Dokumente, die ursprünglich papiergestützt waren und via Scanner oder ähnlichem digitalisiert wurden. Nähere Informationen hierzu gibt es auch bei der SER Group mit ihrem Dokumentenmanagementsystem

Vier Kernaufgaben eines Dokumentenmanagementsystems

Zu den Kernaufgaben eines Dokumentenmanagementsystems gehören neben der Verwaltung, die Erfassung, Ablage und Suche von Dokumenten.

Bei der Erfassung werden digitale Dokumente gesammelt oder aber, wie bereits erwähnt, Papiere gescannt. Diese Dokumente werden anschließend in der Ablage gesichert, archiviert, versioniert oder wiederhergestellt. Die Verwaltung kümmert sich hauptsächlich um Nutzerrechte, Meta-Informationen und die richtige Ablagestruktur. Zur Suche zählen neben Berücksichtigung der Zugriffskontrolle und der Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten auch die detaillierte Suchanfrage über eine Volltextsuche oder Meta-Informationen.

Papiergestützte versus elektronische Dokumente

Über viele Jahrzehnte war das papiergestützte Dokument das Nonplusultra in der Verwaltung. Das lag aber vor allem daran, dass es keinerlei Alternativen gab. Als Vorteile gelten vor allem die Verfügbarkeit, die technologische Unabhängigkeit und die Sicherheit aufgrund der Einmaligkeit. Im Laufe der Digitalisierung wurde allerdings im Laufe der letzten 20 Jahre eine Alternative erschaffen, die deutlich mehr Vorteile mit sich bringt: die elektronische Dokumentation. Sie deckt vor allem immer mehr Nachteile ihres Vorgängers auf. Zum Beispiel, dass Papier leicht verloren geht, falsch abgelegt werden kann, längere Zeit im Umlauf ist und langsam transportiert wird. Vier Argumente, bei denen das elektronische Dokument punktet. Denn in einer Cloud, auf einem Server oder ähnlichem sind die Dokumente sicher und gehen bei richtigem Schutz nur sehr schwer verloren. Die Ablage ist übersichtlich und einfach strukturiert und kann sehr schnell bearbeitet werden. Auf elektronische Dokumente können mehrere Personen zeitgleich zugreifen. Zudem sind sie via Mail oder mit Hilfe einer Cloud sehr schnell zu versenden.

Diverse Einsatzgebiete eines Dokumentenmanagementsystems

Neben dem Einsatz im kaufmännischen Bereich findet Dokumentenmanagement ebenfalls Einsatz in Bibliotheken, Behörden oder auch im Privathaushalt. Viele Unternehmen setzen bei ihren elektronischen Datenbanken mittlerweile auf Dokumentenmanagementsysteme. Sie fassen die Kernaufgaben in einer Software zusammen, was die Organisation noch einmal erleichtert. Diese Systeme versprechen unter anderem eine geringere Fehleranfälligkeit und eine höhere Transparenz.

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