eMail-Marketing mit vtiger CRM

Massenmail versenden an Newsletter-Abonnenten

Mail-Marketing ist für viele Firmen eine enorme datentechnische Herausforderung. Direktmarketing ohne ein leistungsfähiges Tool ist ein schwieriges Unterfangen. Problematisch sind vor allen Dingen folgende Aspekte: Personalisierter eMail-Newsletter, Kundendatenverwaltung, zielgruppengerechte Ansprache, usw. vtiger ist ein Customer Relationship Programm (CRM) zum Mailversand.

Die Installation von vtiger ist weniger schwierig, problematischer ist es hingegen, den eMail Datenaustausch richtig zu konfigurieren. Erst durch die korrekte Einrichtung des Posteingangs– und Postausgangsservers funktioniert der Mail-Versand (Newsletter-Marketing).

Im folgenden zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte, wie Sie ein Massenmail inklusive eigenem Template einrichten und mit dem CRM-Tool vtiger 1 versenden:

1. Konfigurieren des Postausgangsservers
2. Einstellen des Posteingangsservers
3. Bearbeiten der Versandmailadresse
4. Importieren von Kontaktdaten (Contacts)
5. Bündeln von Kontaktdaten mit Filterlisten
6. Anlegen eines Templates mit Variablen
7. Versenden einer Massenmail

Unter "Settings > Outgoing Server" (Ein-stellungen > Mail Server SMTP) richten Sie die Kontodaten zum SMTP-Server ein.

Server Name: ssl://mail.domain.tld:465
User Name: testuser@domain.tld
Password: ●●●●●
Requires Authentication: Yes

Abb. 1: Postausgangsserver einrichten

Bei "My Home Page > Webmail > Incoming MailServer Settings" (Startseite > Webmail > Einstellungen) finden Sie Daten zur POP-Server-Einrichtung.

Die Versandmailadresse ist identisch mit der Mailadresse des Administrators. Anpassen läßt sich das unter "My Preferences" (Einstellungen).

Zum Versenden des eMail-Newsletters benötigen Sie noch eMail-Adressen und Kontaktdaten, die Sie bspw. hier importieren : "Marketing > Contacts > Import Contacts" (Marketing > Personen > Import).

Bislang nutzten wir das in das Magento 2 Shopsystem eingebundene Mailingsystem.

Abb. 2: Posteingangsserver einrichten

Nachdem aber die Newsletter-Abonnenten des Shopleiter Magazins und auch die geplanten Mails für das Shopleiter WIKI 3 drastisch ansteigen, entschlossen wir uns auf das professionellere vtiger Mail- und Marketingsystem zur Kundendatenverwaltung (CRM = Customer Relationship Management) umzusteigen. Zu diesem Zweck exportierten wir aus Magento die Kundenstammdaten in eine CSV-Datei. Diese läßt sich ziemlich bequem ins vtiger Tool importieren, indem Sie ein Mapping herstellen zwischen den kommagetrennten Feldern Ihrer CSV und den vorhandenen vtiger Datenfeldern, z.B. Anrede = Salutation, Vorname = First Name, Nachname = Last Name, usw.

Eine Liste mit Newsletter-Abonnenten erstellen Sie im Bereich "Marketing > Contacts" (Marketing > Personen), wo Sie rechts neben Filters auf "New"
(Ansicht erzeugen) klicken. So legen Sie eine "New Custom view" an. Bei den Advanced Filters hinterlegen Sie dann Regeln, die aus den Kontakt- und Adressinformationen die Daten filtern, bspw. "Assigned To" equals "Marketing Group" oder "Lead Source" equals "Self Generated". Damit das klappt, müssen Sie natürlich vorab allen Newsletter-Abonnenten die entsprechenden Werte für "Assigned To" und "Lead Source" zuweisen.

Im Konfigurationsbereich "Settings > E-Mail Templates" (Settings > E-Mail Vorlagen) erstellen Sie eine Vorlage für den eMail-Versand. Für die Personalisierung der eMails greifen Sie auf vtiger Datenfelder zu, die Sie einfach als Variablen (Hallo $contacts-salutation$ $contacts-lastname$ $contacts-firstname$, …) in die Nachricht kopieren. Wichtig hierbei ist, dass nur jeweils Variablen genutzt werden dürfen, die im entsprechenden Bereich vorkommen. Also nie Account-Felder bei Contacts nutzen, sondern stattdessen Contacts-Felder.
 

Abb. 3: E-Mail Vorlagen bearbeiten

Sobald Sie alle Kontaktdaten importiert und das personalisierte E-Mail Template fertig eingerichtet haben, beginnt der Massenmailversand an Ihre Filterliste mit Newsletter-Abonnenten. Dazu gehen Sie wieder in den Bereich "Marketing > Contacts" und wählen dort rechts die gewünschte Filterliste aus. Dann markieren Sie alle Namen und drücken auf den Button "Send Mail" (E-Mail senden). Jetzt wählen Sie noch das Template aus, indem Sie auf den Button "Select Email Template" (E-Mail Vorlage wählen) klicken. Übrigens werden alle eMails als BCC versendet, um nicht Gefahr zu laufen, dass alle Kunden die eMail-Adressen der anderen erhalten.

Fazit

Die Vorteile von vtiger liegen auf der Hand. Personalisierte Ansprache von Newsletter-Kunden und direkte Zuordnung von Mails zu Personen, Organisationen und Kampagnen. Recht überzeugt hat uns auch die Anbindung von Google Mail. Wer diese Hürde meistert hat es künftig einfacher. Bedenkt man obendrein noch, dass es sich bei vtiger CRM, um ein Open Source Projekt handelt, dann lässt sich klar feststellen, dies ist ein super Tool zum professionellen eMail-Marketing. (Quelle: Shopleiter Magazin – Ausgabe Nr. 5 – Angeli Susanne – wallaby IT-Systems).

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