60 Prozent Kostenersparnis durch elektronisches Dokumentenmanagement

Vom Briefkasten auf die Festplatte

Schlankere Ablaufprozesse, schnellerer Zugriff auf Informationen, bis zu 60 Prozent weniger Prozess- und Personalkosten. Erreicht wird das durch den Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme: „Unternehmen wenden rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit im Büro und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten für ein bestehendes Dokumentenmissmanagement auf“, erklärt Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des Bonner Verbandes Organisations- und Informationssysteme (VOI), nach einem Bericht der Zeitschrift Creditreform. Typische Zeitfresser seien das händische Einpflegen relevanter Daten in Computersysteme, die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die auch das Suchen nach Informationen verlangsamt und die papierbasierte Vorgangsmappe, die oftmals mit langen Liegezeiten von Abteilung zu Abteilung wandert und stets immer nur einem Mitarbeiter zur Verfügung steht. „Ratsam ist, eingehende Dokumente zu digitalisieren und die Bearbeitung komplett elektronisch und damit papierlos vorzunehmen“, so Greiffenhagen.

Welche Ersparnisse durch elektronische Dokumenten-Management-Systeme möglich seien, zeige das Beispiel Rechnungsbearbeitung. „Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist zeitaufwändig, kostenintensiv und umfasst viele Schritte, von der Vorsortierung und Zuordnung über Dateneingabe, Genehmigung, Zahlungsfreigabe bis Ablage im Archiv“, sagt Greiffenhagen. Knapp neun Euro kostet der komplette Vorgang pro Rechnung im Durchschnitt, wobei Rückfragen wegen eventuellen Unklarheiten nicht berücksichtigt sind. Das ist das Ergebnis einer Studie der interim 2000 in Köln in Zusammenarbeit mit dem Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI) in Kaiserslautern. Die Arbeitszeit eines Mitarbeiters unterteilt sich in 25 Prozent für die Rechnungserfassung und 75 Prozent für die nachfolgende Sachbearbeitung. Rund sechs Tage ist eine Rechnung im Unternehmen, auf ihrem Weg zwischen Eingang und Freigabe, in der Regel unterwegs. Für einen Mitarbeiter in der Buchhaltung oder kreditorischen Rechnungsprüfung sind jährliche Kosten von 40.000 Euro zu veranschlagen.

Die Erfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnung addiere sich nach Markterfahrungen von Greiffenhagen schnell zu einem erheblichen Kostenblock, der die Rentabilität und Produktivität belaste, elektronische Lösungen rentieren sich innerhalb kürzester Zeit. Bei einem mittelständischen Unternehmen mit täglich 150 eingehenden Rechnungen kommen am Ende des Jahres rund 311.000 Euro Kosten für die manuelle Bearbeitung zusammen. Dem gegenüber stehen Investitionskosten für Consulting, Soft- und Hardware, Implementierung und Schulungsmaßnahmen von insgesamt etwa 160.000 Euro. Nicht berücksichtigt sind vereinfachtes Controlling, stets aktuelle Übersicht über Verbindlichkeiten – eine wichtige Voraussetzung für die Liquiditätsplanung -, Ausnutzung von Skontomöglichkeiten, Wegfall von Verzugszinsen für aus Versehen zu spät geleistete Zahlungen, weniger Fehler und Nacharbeitungen.

Die Verknüpfung der Prozesskette von der Auftragsannahme über Produktbereitstellung, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Inkasso auf einer integrierten Service-Plattform bringt nach Einschätzung von Omar Khorshed, Vorstandschef der Düsseldorfer acoreus AG, eine erheblich Zeit- und Kostenersparnis. „Die Daten und Vorgänge werden so vom System an den jeweils nächsten Prozess übergeben, ohne dass ein Mensch manuell etwas anstoßen muss. Auch die einzelnen Prozesse sind durch einen hohen Automatisierungsgrad und hohe Transaktionszahlen effizienter. Die elektronische Rechnung, die wir anbieten, trägt auch dazu bei“, so Khorshed (pressetext.deutschland, Bonn/Düsseldorf, 19.04.2007).