B2B Unternehmer verzahnt Shopsystem und ERP-System
Hamburger Importeur aktiviert B2B-Webshop Magento mit ERP-Daten aus oxaion
Die Heinz Tröber GmbH & Co. KG (seit 1952) gibt Gas im B2B-Geschäft: Mittels kundenfreundlichem Webshop von Magento konnte der Spezialist für Promotionsartikel wie Feuerzeuge und Kugelschreiber die Vertriebsprozesse bedeutend optimieren. Voraussetzung war eine bidirektionale Schnittstelle zur internen Unternehmenssoftware von oxaion. Über den permanenten Austausch betriebswirtschaftlicher Daten gelingt der Abverkauf nun reibungslos rund um die Uhr in Echtzeit.
Geschaeftskunden profitieren bei Troeber von einem bedienerfreundlichen Webshop. (Bild: Troeber)Da staunten selbst die Experten: 870 Milliarden Euro Umsatz hat das B2B-Onlinegeschäft (Business-to-Business) im Jahr 2013 erzielt, so das Ergebnis einer aktuellen Studie des Kölner Instituts für Handelsforschung (IFH). Das sind starke 95 Prozent des gesamten E-Commerce-Marktvolumens, von dem der stetig wachsende B2C-Handel (Business-to-Consumer) lediglich fünf Prozent einimmt. Hansjürgen Heinick, Autor der IFH-Studie, mahnt: „Unternehmen, die im B2B-Geschäft unterwegs sind und keinen Online-Shop betreiben, müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie die Chance verpassen, ihre Kompetenzen und ihr Sortiment online zu präsentieren. Der Online-Shop fungiert quasi als Schaufenster – auch im B2B-Bereich. Hier besteht aktuell noch großer Nachholbedarf.“
Königsweg ERP-Anbindung
Bleibt die Frage: Wie können Unternehmen eine reibungslose Prozessautomatisierung erzielen und damit erfolgreichen B2B-E-Commerce betreiben? Dr. Erwin Lammenett, Fachexperte und Gründer der E-Commerce Agentur team in medias GmbH, verweist diesbezüglich auf die vielschichtigen Vertriebs- und Organisationsstrukturen mancher Unternehmen: „Die Einrichtung eines B2B-Webshops ist in der Regel sehr komplex – während zum Beispiel im B2C-Geschäft für alle Kunden ein und derselbe Preis gilt, verfügen Unternehmen mit Geschäftskunden häufig über ein historisch gewachsenes, heterogenes Kunden- und Partnermanagement mit unterschiedlichen Preis- und Rabattstrukturen.“ Die Kapazitätsgrenzen einer Shopsoftware seien hier schnell überschritten. Und ein manueller Abgleich von Geschäftsdaten führe besonders bei höherem Bestellaufkommen schnell zu Verarbeitungsschwierigkeiten. „Der digitale Warentausch funktioniert immer noch am besten über ein geeignetes ERP-System“, weiß Dr. Erwin Lammenett aus zahlreichen Installationsprojekten.
Vorne Magento, hinten oxaion
Über das Onlineshop-System Magento mit ERP-Anbindung vertreibt der Importeur inzwischen mehr als 6.000 verschiedene Produkte, die in hohen Stückzahlen permanent auf Lager liegen. „Am vorderen Ende dieser Vertriebskette steht jetzt das repräsentative Onlineshop-System Magento, der unser Sortiment detailliert abbildet und im Hintergrund permanent mit unsere ERP-Lösung von oxaion kommuniziert“, erläutert Johannes Müller-Lahn, IT-Leiter bei Tröber.
Die Open-Source-Shopsoftware Magento ist mit derzeit rund 32 Prozent Marktanteil das am häufigsten eingesetzte Shopsystem der Welt. Design und Umsetzung übernahm team in medias GmbH, die dem Ettlinger ERP-Hersteller oxaion auch künftig als Partner im Bereich E-Commerce und Onlineshop zur Seite stehen wird. „Wir verwenden hauptsächlich Magento, weil wir damit Top E-Commerce-Lösungen generieren können und unsere Kunden ein kostengünstiges, flexibel erweiterbares System erhalten“, betont der Projektbeteiligte Dr. Erwin Lammenett. „Auf der anderen Seite führt unser neuer Partner oxaion eine kompetente Mittelstandslösung ins Feld, die im Hintergrund den Datentransfer gewährleistet und die Betriebslogik aufrechterhält.“
Die Mutter aller Daten
Zuerst mussten jedoch beide Partnersysteme über eine gemeinsame Schnittstelle verbunden werden. Die Entscheidung der versammelten Experten fiel schließlich auf einen Mix aus synchroner und asynchroner Anbindung, d. h. das Shopsystem meldet eingehende Bestellaufträge in Echtzeit an die Auftragserfassung des ERP-Systems weiter (synchron), während oxaion Daten wie Produktinformationen, Mediadaten oder Artikelpreise auf Abruf an den Onlineshop überträgt (asynchron). Im Grunde übernimmt oxaion auf diese Weise den gesamte Aufbau des Onlineshops, was den Vorteil bietet, dass sich die Mitarbeiter der einzelnen Fachabteilungen nicht auch noch zusätzlich mit Magento befassen müssen. „Intern arbeiten wir nun schon seit zehn Jahren mit oxaion und die Software soll auch in Zukunft die Mutter aller Daten bleiben“, so IT-Experte Müller-Lahn über das strategische Vorgehen. „Mit der bidirektionalen Schnittstelle haben wir das beste aus beiden Welten realisiert – wir müssen die Daten nicht innerhalb des Shopsystems pflegen und dann mühsam zurückschreiben, sondern alles kommt aus oxaion und geht anschließend dahin wieder zurück.“ Und Dr. Erwin Lammenett ergänzt: „Die gemeinsam entwickelte Schnittstelle zu Magento funktioniert so tadellos, dass sie den oxaion-Anwendern auch künftig im Standard zur Verfügung steht.“
Im Handumdrehen zur Bestellung
Seitdem gestaltet sich die Produktsuche deutlich einfacher: Ohne sich vorher anmelden zu müssen, können Onlineshop-Besucher direkt auf die einzelnen Marken klicken oder detailliert nach einzelnen Sachmerkmalen forschen. Magento verwendet hierfür einen Suchfilter, der im Hintergrund auf die Stammdatenverwaltung von oxaion zugreift. Das geht sogar soweit, dass exakt nach Verfügbarkeitsmengen und Produktgewicht gesucht werden kann. Eingegebene Suchworte wie Teilenummern etc. werden zudem per Auto-Fulfill-Funktion sinnvoll ergänzt. Als internationales Unternehmen hat Tröber die Website in Deutsch und Englisch konfiguriert. Weitere Sprachen sind bereits in Planung.
Ist die Auswahl getroffen, können sich die Kunden per Passwort in den Onlineshop einloggen und erhalten Zugriff auf ihr Kundenkonto. Dort sind alle Bestellungen, abweichende Lieferadressen und Rabattsätze hinterlegt. Ein enormer Aufwand, der ohne synchronen Austausch mit dem ERP-System kaum zu bewältigen wäre. „Wir haben manche Kunden seit 40 Jahren und bestimmt über 100 verschiedene Rabattsätze, die wir unbedingt beibehalten wollten“, gibt Johannes Müller-Lahn zu denken. „Um die Komplexität aus Magento herauszunehmen, geschieht die Preisstaffelung weiterhin komplett in oxaion und in der Sekunde, wo unser Kunde auf ‚Jetzt einkaufen’ klickt, wird in der oxaion Auftragsverwaltung ein sogenannter E-Warenkorb belegt.“ Final bekommt der Online-Besteller eine automatisierte Auftragsbestätigung als E-Mail zugesendet und wird per Sendungsnachverfolgung auch weiterhin über den Verlauf der Bestellung informiert.
Über den Anbieter oxaion
Die oxaion ag aus Ettlingen bei Karlsruhe zählt zu den führenden deutschen Anbietern betriebswirtschaftlicher Komplettsoftware für den Mittelstand. Jahrzehntelange Branchenerfahrung zeichnet das Unternehmen darüber hinaus als kompetenten Beratungspartner aus. In den Programmen der oxaion ag stecken mehr als 30 Jahre Entwicklungserfahrung. Mit ihrer Software richten sich die Ettlinger an mittelständische Unternehmen in Industrie und Großhandel. Neben den klassischen ERP-Modulen wie Warenwirtschaft, Vertrieb und Produktion decken die Lösungen der oxaion ag eine Vielzahl weiterer Themen ab, wie beispielsweise ein voll integriertes Projekt- und Servicemanagement bis hin zu einem integrierten CRM-System (IRM) und Dokumenten-Management System (DMS). Die Software ist international ausgerichtet und steht in zahlreichen Sprach- und Länderversionen zur Verfügung.