Immer mehr Unternehmen setzen in Ihrer Verwaltung auf Dokumentenmanagement. Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen werben damit, dass damit die gesamte Arbeit leichter, schneller und besser zu erledigen ist. Doch was steckt \u00fcberhaupt hinter dem Begriff?<\/strong>
\nUnter dem Begriff Dokumentenmanagement wird in erster Hinsicht die Verwaltung elektronischer Dokumente mithilfe einer Datenbank verstanden. S\u00e4mtliche Dokumente sind demnach digitalisiert und befinden sich somit auf EDV-gest\u00fctzten Ger\u00e4ten, wie Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Hierzu z\u00e4hlen auch die Dokumente, die urspr\u00fcnglich papiergest\u00fctzt waren und via Scanner oder \u00e4hnlichem digitalisiert wurden. N\u00e4here Informationen hierzu gibt es auch bei der\u00a0SER Group mit ihrem Dokumentenmanagementsystem<\/a><\/p>\n

Vier Kernaufgaben eines\u00a0Dokumentenmanagementsystems<\/h3>\n
Zu den Kernaufgaben eines Dokumentenmanagementsystems geh\u00f6ren neben der Verwaltung, die Erfassung, Ablage und Suche von Dokumenten.<\/p>\n
Bei der Erfassung werden digitale Dokumente gesammelt oder aber, wie bereits erw\u00e4hnt, Papiere gescannt. Diese Dokumente werden anschlie\u00dfend in der Ablage gesichert, archiviert, versioniert oder wiederhergestellt. Die Verwaltung k\u00fcmmert sich haupts\u00e4chlich um Nutzerrechte, Meta-Informationen und die richtige Ablagestruktur. Zur Suche z\u00e4hlen neben Ber\u00fccksichtigung der Zugriffskontrolle und der Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten auch die detaillierte Suchanfrage \u00fcber eine Volltextsuche oder Meta-Informationen.<\/p>\n
Papiergest\u00fctzte versus elektronische Dokumente<\/h3>\n
\u00dcber viele Jahrzehnte war das papiergest\u00fctzte Dokument das Nonplusultra in der Verwaltung. Das lag aber vor allem daran, dass es keinerlei Alternativen gab. Als Vorteile gelten vor allem die Verf\u00fcgbarkeit, die technologische Unabh\u00e4ngigkeit und die Sicherheit aufgrund der Einmaligkeit. Im Laufe der Digitalisierung wurde allerdings im Laufe der letzten 20 Jahre eine Alternative erschaffen, die deutlich mehr Vorteile mit sich bringt: die elektronische Dokumentation. Sie deckt vor allem immer mehr Nachteile ihres Vorg\u00e4ngers auf. Zum Beispiel, dass Papier leicht verloren geht, falsch abgelegt werden kann, l\u00e4ngere Zeit im Umlauf ist und langsam transportiert wird. Vier Argumente, bei denen das elektronische Dokument punktet. Denn in einer Cloud, auf einem Server oder \u00e4hnlichem sind die Dokumente sicher und gehen bei richtigem Schutz nur sehr schwer verloren. Die Ablage ist \u00fcbersichtlich und einfach strukturiert und kann sehr schnell bearbeitet werden. Auf elektronische Dokumente k\u00f6nnen mehrere Personen zeitgleich zugreifen. Zudem sind sie via Mail oder mit Hilfe einer Cloud sehr schnell zu versenden.<\/p>\n
Diverse Einsatzgebiete eines\u00a0Dokumentenmanagementsystems<\/h3>\n
Neben dem Einsatz im kaufm\u00e4nnischen Bereich findet Dokumentenmanagement ebenfalls Einsatz in Bibliotheken, Beh\u00f6rden oder auch im Privathaushalt. Viele Unternehmen setzen bei ihren elektronischen Datenbanken mittlerweile auf Dokumentenmanagementsysteme. Sie fassen die Kernaufgaben in einer Software zusammen, was die Organisation noch einmal erleichtert. Diese Systeme versprechen unter anderem eine geringere Fehleranf\u00e4lligkeit und eine h\u00f6here Transparenz.<\/p>\n
Gastbeitrag\u00a0<\/span><\/p>\n\n\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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