Was ist Dokumentenmanagement?

Immer mehr Unternehmen setzen in Ihrer Verwaltung auf Dokumentenmanagement. Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen werben damit, dass damit die gesamte Arbeit leichter, schneller und besser zu erledigen ist. Doch was steckt überhaupt hinter dem Begriff?
Unter dem Begriff Dokumentenmanagement wird in erster Hinsicht die Verwaltung elektronischer Dokumente mithilfe einer Datenbank verstanden. Sämtliche Dokumente sind demnach digitalisiert und befinden sich somit auf EDV-gestützten Geräten, wie Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Hierzu zählen auch die Dokumente, die ursprünglich papiergestützt waren und via Scanner oder ähnlichem digitalisiert wurden. Nähere Informationen hierzu gibt es auch bei der SER Group mit ihrem Dokumentenmanagementsystem

Vier Kernaufgaben eines Dokumentenmanagementsystems

Zu den Kernaufgaben eines Dokumentenmanagementsystems gehören neben der Verwaltung, die Erfassung, Ablage und Suche von Dokumenten.

Bei der Erfassung werden digitale Dokumente gesammelt oder aber, wie bereits erwähnt, Papiere gescannt. Diese Dokumente werden anschließend in der Ablage gesichert, archiviert, versioniert oder wiederhergestellt. Die Verwaltung kümmert sich hauptsächlich um Nutzerrechte, Meta-Informationen und die richtige Ablagestruktur. Zur Suche zählen neben Berücksichtigung der Zugriffskontrolle und der Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten auch die detaillierte Suchanfrage über eine Volltextsuche oder Meta-Informationen.

Papiergestützte versus elektronische Dokumente

Über viele Jahrzehnte war das papiergestützte Dokument das Nonplusultra in der Verwaltung. Das lag aber vor allem daran, dass es keinerlei Alternativen gab. Als Vorteile gelten vor allem die Verfügbarkeit, die technologische Unabhängigkeit und die Sicherheit aufgrund der Einmaligkeit. Im Laufe der Digitalisierung wurde allerdings im Laufe der letzten 20 Jahre eine Alternative erschaffen, die deutlich mehr Vorteile mit sich bringt: die elektronische Dokumentation. Sie deckt vor allem immer mehr Nachteile ihres Vorgängers auf. Zum Beispiel, dass Papier leicht verloren geht, falsch abgelegt werden kann, längere Zeit im Umlauf ist und langsam transportiert wird. Vier Argumente, bei denen das elektronische Dokument punktet. Denn in einer Cloud, auf einem Server oder ähnlichem sind die Dokumente sicher und gehen bei richtigem Schutz nur sehr schwer verloren. Die Ablage ist übersichtlich und einfach strukturiert und kann sehr schnell bearbeitet werden. Auf elektronische Dokumente können mehrere Personen zeitgleich zugreifen. Zudem sind sie via Mail oder mit Hilfe einer Cloud sehr schnell zu versenden.

Diverse Einsatzgebiete eines Dokumentenmanagementsystems

Neben dem Einsatz im kaufmännischen Bereich findet Dokumentenmanagement ebenfalls Einsatz in Bibliotheken, Behörden oder auch im Privathaushalt. Viele Unternehmen setzen bei ihren elektronischen Datenbanken mittlerweile auf Dokumentenmanagementsysteme. Sie fassen die Kernaufgaben in einer Software zusammen, was die Organisation noch einmal erleichtert. Diese Systeme versprechen unter anderem eine geringere Fehleranfälligkeit und eine höhere Transparenz.

Gastbeitrag 

Händlerbund und Ecommerce Europe launchen internationales Gütesiegel

Ein weiteres Gütesiegel für Shopbetreiber

Ab sofort bietet der Händlerbund seinen Mitgliedern das internationale Gütesiegel von Ecommerce Europe an. Alle mit dem Käufersiegel zertifizierten Shops können das „Ecommerce Europe Trustmark“ bis Ende 2016 kostenfrei nutzen. Somit vermitteln diese mehr Vertrauen an Verbraucher.

Das Ecommerce Europe Trustmarksteht in der Startphase Online-Händlern in 12 europäischen Ländern zur Verfügung. In Deutschland wird das internationale Gütesiegel ab sofort Käufersiegel-zertifizierten Händlerbund-Mitgliedern zur Verfügung stehen – mit dem Ziel, Verbraucher und Händler besser zu schützen und das Vertrauen der Verbraucher in den grenzüberschreitenden Online-Handel zu stärken. Dies wird möglich durch ein einheitliches europäisches Regelsystem und eine klare Kommunikation dieser Regeln.

Die Entwicklung des Ecommerce Europe Trustmarks

Das Ecommerce Europe Trustmark wurde in Zusammenarbeit mit nationalen und europäischen Verbraucher-Organisationen sowie nationalen E-Commerce-Verbänden entwickelt. Der Händlerbund war sowohl an der Konzeption als auch an der Koordination des Ecommerce Europe Trustmarks maßgeblich beteiligt. Annegret Mayer, Leiterin der Rechtsabteilung beim Händlerbund, engagiert sich dabei als Leiterin des Trustmark Committees. Diese eigens für das neue Gütesiegel geschaffene Arbeitsgruppe legt die Kriterien des Trustmarks fest, entwickelt sie weiter und richtet sie zukunftsweisend aus.


Vorteile für Händlerbund-Mitglieder

In der Startphase erhalten Händlerbund-Mitglieder, die bereits mit dem Käufersiegel zertifiziert wurden oder ihren Shop noch zertifizieren lassen, zusätzlich das Ecommerce Europe Trustmark und setzen damit ein starkes Zeichen für die Einhaltung europäischer Verbraucherrechte, für Grundsätze des Datenschutzes und garantieren ein Beschwerdemanagement für Verbraucher. Daher erhalten mit dem Käufersiegel zertifizierte Shops das internationale Gütesiegel bis Ende 2016 ohne zusätzliche Kosten.


Weitere Informationen zu dem neuen internationalen Gütesiegel von Ecommerce Europe und Händlerbund

 

 

 

 

Hackangriffe steigen – Unternehmer sind nicht vorbereitet

CyberCrime 2012 ::: Kongress klärt über aktuelle Themen der IT-Sicherheit auf

CyberCrime2012Aufgrund von Hacker-Angriffen, Datendiebstahl oder gezielter Verbreitung von Schad-Software bei international renommierten Unternehmen rücken die Themen Datenschutz und Informationssicherheit ins Zentrum der öffentlichen Wahrnehmung. Der Bundesverband der Dienstleister für Online-Anbieter e.V. (BDOA) bietet mit dem Kongress CyberCrime 2012 am 13. bis 15. Juni 2012 eine Plattform zum interaktiven Austausch und vermittelt aktuelles, werthaltiges Wissen zu den wichtigsten IT-Sicherheitsthemen bei Mobile Business, Cloud Computing, Social Media und Online-Handel.

Computerkriminalität ist auf dem Vormarsch

Die Sicherheitspanne bei Dropbox, die den zeitweisen Zugriff auf Dateien aller Nutzer ermöglichte, oder der Datendiebstahl bei Sony, dem rund 77 Millionen Kundendaten zum Opfer fielen, zeigen die Bedeutung der IT-Sicherheit und das potenzielle Ausmaß der Cyber-Kriminalität. Unternehmen erleiden nicht nur wirtschaftlichen, sondern auch einen enormen Imageschaden.

Computerkriminalität betrifft Keep reading →